Privacybeleid

Colevia B.V. (“Colevia”, “wij”) hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken via het Colevia-platform, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Colevia B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website en van eindgebruikers die het platform gebruiken op eigen initiatief. Wanneer een bedrijf (“Klant”) medewerkers toegang geeft tot het platform, treedt die Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die zijn medewerkers en dossiers betreffen; Colevia handelt in dat geval als verwerker onder een separate Verwerkersovereenkomst. Voor vragen over dit beleid kunt u contact opnemen via Contact@colevia.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw gebruik van het platform verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Account- en organisatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, bedrijfsnaam, rol (monteur, kantoor, eigenaar, beheerder), licentiestatus en bedrijfscode.
• Authenticatie- en toegangsgegevens: inloggegevens, sessietokens, apparaat-fingerprint voor licentiebinding en uitnodigingslinks.
• Operationele gegevens: foto's, spraaknotities, getypte notities, dossiers/cases en gegenereerde rapportages die u binnen het platform aanmaakt of uploadt.
• AI-gerelateerde verwerkingsgegevens: afgeleide analyses, transcripties, bevindingen en tussenresultaten die door onze AI-verwerking worden geproduceerd op basis van uw invoer.
• Facturatie- en licentiegegevens: bedrijfsgegevens ten behoeve van facturatie, aantallen actieve licenties, proefperiode- en abonnementsstatus, en gegenereerde facturen.
• Technische en loggegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, taalvoorkeur, gebruiksstatistieken, foutmeldingen en audit-logs van relevante handelingen binnen het platform.
• Communicatie: berichten die u ons stuurt, demo- en contactaanvragen en transactionele e-mails die wij versturen (bijvoorbeeld bevestigingen, uitnodigingen en wachtwoord-resets).

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een in de AVG erkende grondslag:

• Het leveren, onderhouden en beveiligen van het platform en het uitvoeren van de overeenkomst met de Klant of gebruiker (uitvoering van de overeenkomst).
• Het verwerken van foto's, notities en dossiers om AI-ondersteunde technische analyses en rapportages te genereren (uitvoering van de overeenkomst).
• Beheer van accounts, rollen, uitnodigingen, licenties, facturatie en proefperiodes (uitvoering van de overeenkomst en/of wettelijke verplichting voor administratie).
• Beveiliging, misbruikpreventie, incidentafhandeling en het bijhouden van audit-logs (gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting).
• Verbetering van het platform, foutopsporing en beperkte, geanonimiseerde gebruiksstatistieken (gerechtvaardigd belang).
• Afhandeling van demo-aanvragen en support (uitvoering van de overeenkomst of, indien van toepassing, toestemming).

4. AI-verwerking van foto's en invoer

Foto's, spraaknotities en tekst die u in het platform invoert kunnen worden doorgestuurd naar AI-modellen die Colevia inzet via een AI-gateway om technische analyses en rapportages te ondersteunen. Deze verwerking gebeurt uitsluitend om functionaliteit voor u te leveren. Colevia verkoopt uw gegevens niet en gebruikt uw dossierinhoud niet voor eigen commerciële doeleinden. Wij streven ernaar AI-leveranciers te selecteren die zich contractueel of via hun standaardvoorwaarden verbinden om klantgegevens niet te gebruiken voor het trainen van hun generieke modellen; garanties kunnen wij op dit punt uitsluitend geven voor zover die uit onze contracten met deze leveranciers voortvloeien. AI-output vormt ondersteunend advies en vervangt niet de professionele beoordeling van de bevoegde monteur of verantwoordelijke.

5. Delen met dienstverleners

Voor de levering van het platform maken wij gebruik van professionele dienstverleners, waaronder aanbieders voor hosting en database-opslag, een AI-gateway voor modelaanroepen, een secundaire opslagomgeving voor back-up- en archiefdoeleinden, en een dienstverlener voor het versturen van transactionele e-mails. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Colevia op basis van een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige contractuele waarborgen. Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar voor zakelijke klanten.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens primair binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Voor bepaalde onderdelen, zoals AI-modelaanroepen of door leveranciers gebruikte subinfrastructuur, kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. In dat geval baseren wij de doorgifte op een geldige overdrachtsgrondslag uit Hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses met passende aanvullende maatregelen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of dan wettelijk vereist is. Account- en organisatiegegevens worden bewaard zolang het account of het onderliggende contract actief is. Operationele gegevens, zoals dossiers, foto's en rapportages, worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst zodat Klanten toegang houden tot hun eigen werkgeschiedenis; back-ups en audit-logs kunnen daarna nog gedurende een beperkte periode aanwezig zijn conform ons interne retentiebeleid. Facturatiegegevens bewaren wij zolang wettelijke administratieplichten dit vereisen. Op verzoek geven wij per categorie meer specifieke informatie.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze omvatten onder meer toegangsbeperkingen op basis van rollen, row-level security op databaseniveau, versleuteling van verkeer over openbare netwerken, gescheiden omgevingen, logging van gevoelige handelingen en periodieke back-ups. Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen; wij spannen ons doorlopend in om ons beveiligingsniveau op peil te houden.

9. Uw rechten

U heeft onder de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Indien uw gegevens onder verantwoordelijkheid van uw werkgever of opdrachtgever worden verwerkt, vragen wij u uw verzoek in eerste instantie tot hen te richten; Colevia zal hen daarbij ondersteunen. U kunt uw verzoeken sturen naar Contact@colevia.nl. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Voor het functioneren van het platform gebruiken wij strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in wet- of regelgeving of aanpassingen in het platform. De actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar; substantiële wijzigingen worden waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd aan zakelijke klanten.

12. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot dit privacybeleid kunt u contact opnemen via Contact@colevia.nl.